La réunion d’équipe hebdomadaire (dit aussi point hebdo ou weekly meeting) est un moment essentiel pour bien s’organiser, faire un bilan, répartir les tâches et définir les objectifs des membres d’une équipe. Mais il est important qu’elle soit bien organisée au risque de faire perdre du temps à tout le monde. Voici nos conseils des réunions hebdo plus efficaces !
Véritable challenge pour tout manager, la réunion d’équipe hebdomadaire est un élément essentiel à l’évolution de toute entreprise. Dans un premier temps, la programmation des weekly meetings permet de renforcer le sentiment d’appartenance au niveau des collaborateurs. Ils sentent qu’ils font partie d’un groupe au sein duquel ils ont une place importante. La réunion d’équipe hebdomadaire contribue également à une bonne circulation de l’information entre les membres du groupe. C’est donc une technique de management d’équipe très efficace si elle est bien organisée et animée.
Ils échangent alors sur les informations essentielles d’un dossier ainsi que sur les éventuelles difficultés rencontrées. Cela permet alors la définition des stratégies efficaces pouvant résoudre ces obstacles. Cependant, si l’animation d’une réunion d’équipe hebdomadaire semble simple en apparence, la réalité est bien différente. La réussite de cette mission requiert le respect en amont de quelques conditions. Voici quelques astuces pour mener à bien votre weekly meeting !
Choisir le lieu et de la date de la réunion
L’un des premiers points à considérer en programmant un point hebdo est assurément le moment du déroulement. En effet, cela doit tenir compte non seulement de la disponibilité de vos collaborateurs, mais aussi de leur efficacité intellectuelle. En ce qui concerne l’heure, sachez qu’une réunion hebdomadaire réussie doit se tenir entre 10 h 30 et 15 heures. Cela se justifie par le fait que l’acuité cognitive est généralement à son maximum durant cette plage horaire. Cependant, le jour idéal n’est pas toujours facile à déterminer.
Si le lundi peut sembler idéal pour une réunion travail, cela peut également être stressant. En effet, vos collaborateurs reviennent de week-end et ne sont pas encore en plein dans le rythme du travail. De la même manière, les jeudis et vendredis annoncent quant à eux le week-end suivant. Le mardi et le mercredi sont donc les options les plus intéressantes pour programmer une réunion d’équipe. Concernant le lieu, il est préférable d’avoir un emplacement fixe. Il peut s’agir d’une pièce au sein de l’entreprise ou d’un espace de coworking si vous voulez plus d’originalité.
Sélectionner les participants à la réunion
Pour une rencontre efficiente, il faut déterminer une liste objective des participants. Si une réunion de suivi d’activité admet la présence de toute l’équipe, il en va autrement pour le weekly meeting. Cette dernière se fait en tenant compte uniquement des collaborateurs immédiatement indexés par l’ordre du jour. Plus précisément, au moins deux tiers des membres présents doivent être concernés par les sujets à aborder.
Dans cette optique, le nombre de participants doit être limité à un maximum de 10 personnes. En réalité, cet effectif favorisera une meilleure participation de tous les membres et réduira la durée de cette réunion hebdomadaire. Pour un travail efficace, celle-ci devra tenir dans un intervalle de 30 minutes à 1 heure. Au-delà, les membres équipe ne seront plus suffisamment concentrés.
Informer les participants du déroulement de la réunion
En tant que chef d’équipe, il vous revient de définir l’ordre du jour ainsi que son chronogramme. Une fois élaborés, vous devez les envoyer aux participants au moins quelques jours à l’avance. Ils pourront ainsi s’imprégner de l’objectif de la rencontre et se préparer en conséquence. En outre, cette disposition contribuera également à réduire le temps de traitement des divers sujets.
Après l’envoi, il est indispensable que vous demandiez à vos collaborateurs de confirmer leur présence à la séance. Vous pouvez le faire au travers d’un rappel par courriel ou directement par appel téléphonique. Cette disposition ne sera évidemment pas indispensable dans le cas d’une rencontre se tenant à des jours et horaires fixes. Les membres de l’équipe auront déjà acquis le réflexe d’y assister.
Préparer minutieusement la réunion
Vous le savez certainement, la règle d’or du parfait manager est la bonne préparation de ses activités. Cette réalité s’applique également pour des réunions hebdomadaires efficaces. Pour ce faire, vous devez tenir compte de différents autres éléments importants outre l’ordre du jour et les objectifs. En effet, vous devez analyser les résultats antérieurs de votre équipe.
Cela vous permettra alors de définir un plan d’actions pour les améliorer si nécessaire. Aussi, vous devez proposer des stratégies de prospection ainsi qu’un bon argumentaire de vente. Ces éléments contribueront assurément à améliorer les performances de votre équipe. De même, le plan ainsi que le temps de traitement de chaque projet devront être clairement établis. Vous pourrez vous y baser pour une conduite infaillible de la séance de travail.
S’aider des outils collaboratifs en ligne pour bien préparer la réunion
Pour un déroulement convivial du weekly meeting, il importe de recourir à des outils collaboratifs. Ils sont réputés pour stimuler la créativité et favoriser la participation de tous les participants. De plus, ces applications contribuent à une bonne gestion des projets et à un partage optimal des informations. Il faut savoir que plusieurs outils collaboratifs peuvent être utilisés dans ce sens. Par exemple, vous pouvez opter pour le template weekly de Klaxoon qui est accessible depuis Microsoft Teams.
Son utilisation est tellement simple qu’elle s’assimile presque à un jeu d’enfant. Concrètement, il suffit de lancer l’application puis de le partager sur une interface accessible à tous. Mieux, les jours de la semaine sont organisés en colonnes afin que les membres d’une équipe y mentionnent leurs programmations. Grâce à l’outil de synchronisation, le manager peut alors suivre l’évolution des tâches assignées à chaque collaborateur. Outre Klaxoon, d’autres plateformes collaboratives comme Jira, Trello ou Monday peuvent être utilisées.
Confier des responsabilités
L’objectif d’un bon point hebdo est qu’il soit participatif. Pour ce faire, il est important de susciter l’implication de chaque membre au déroulement de la séance. À cet effet, vous devez confier des rôles à chacun de vos collaborateurs. En réalité, deux rôles sont fondamentaux pour le bon déroulement d’un point hebdo. Il s’agit notamment du modérateur et du secrétaire de séance.
La mission du modérateur consiste à gérer le temps d’une manière générale. Il doit par exemple veiller au temps d’intervention des différents collaborateurs ainsi qu’au respect du timing consacré à la rencontre. C’est également lui qui accorde la parole à chaque participant.
Le secrétaire de séance quant à lui, est chargé de noter les éléments importants soulevés durant la réunion. Il peut s’agir des idées émises, des propositions et décisions prises ainsi que des nouveaux objectifs fixés. Ces notes serviront plus tard à rédiger une synthèse qui sera transmise à tous les participants.
Il est préférable d’instaurer une rotation chaque semaine afin que chaque membre tienne régulièrement le rôle du modérateur et du secrétaire pour une meilleur implication générale.
Veiller à l’animation de la rencontre
En plus de l’aspect participatif du weekly meeting, il est indispensable qu’il soit dynamique. Pour cela, vous devez disposer des astuces pour susciter l’intérêt des participants. La première astuce dans ce sens est de toujours regarder vos collaborateurs. Cette règle importante de communication non verbale contribue à maintenir leur attention sur l’animateur.
Sa prise de parole de l’animateur doit donc être et le ton de sa voix est particulièrement important. Il doit toujours conserver une attitude dynamique que la réunion soit organisée en présentiel ou à distance. Vous pouvez vous appuyer sur la technique du vision board afin de maintenir l’attention des participants lors d’une présentation.
Par ailleurs, vous pouvez également inclure quelques jeux dans le déroulement de la séance. Même si cela parapît inutile, cette astuce vous permettra de retenir l’attention de vos collègues par une approche plus ludique. Dans ce registre, notez que plusieurs activités peuvent être réalisées. Vous avez le choix entre le jeu de la panacée, celui de la pelote de laine ou encore le brainstorming. L’activité 2 vérités et 1 mensonge ainsi que celle du puzzle marchand ne manquent pas non plus d’intérêt.
Bien conclure son point hebdo
Souvent vite expédiée, la conclusion revêt pourtant une grande importance. En effet, elle fait comprendre aux participants qu’ils n’ont pas perdu leur temps et lance les bases d’un meilleur rendement. Pour une bonne conclusion de la séance, faites une synthèse des grandes lignes évoquées et récapitulez les décisions qui ont été actées.
Rappelez également les idées les plus pertinentes ainsi que les directives à suivre pour le traitement des projets. Après la rencontre, assurez-vous qu’un compte rendu soit convenablement rédigé et envoyé aux participants. De même, un récapitulatif des tâches assignées à chacun ainsi que la deadline de soumission doit être défini efficacement.
