Bien que relativement récent, le système de salles de réunion virtuelles est aujourd’hui très utilisé par les entreprises pour le travail à distance. Il présente de nombreux avantages, mais aussi quelques inconvénients. Analyse d’un service porteur d’avenir et dont les performances sont de plus en plus puissantes.
Dans cet article :
La digitalisation du travail accélérée par la pandémie
Aujourd’hui, il est possible de tout faire depuis chez soi, ou presque. Depuis le début de la pandémie de la Covid-19, cette numérisation des tâches s’est même accélérée. Beaucoup d’entreprises ont dû s’adapter à un nouveau mode de vie de la population, qui consiste à digitaliser toutes les tâches que nous sommes amenés à effectuer au quotidien. Grâce aux nouvelles technologies, la puissance des appareils et la rapidité des connexions Internet, de nombreuses activités sont maintenant aisément réalisables depuis chez soi, alors qu’elles ne l’étaient pas dans le passé.
De même, la Covid-19 a forcé de nombreux salariés à adopter un nouveau mode de travail : le télétravail. Celui-ci a pris une place importante dans notre vie professionnelle et de nombreux travailleurs ont désormais adopté de nouvelles habitudes liées au télétravail et ce, partout dans le monde. Mais qui dit travailler depuis chez soi, dit également assister aux réunions depuis la maison. C’est ainsi que se sont largement développées les réunions par écrans interposés, pour le plaisir des télétravailleurs. On parle dorénavant de “salles virtuelles de réunion”. Ces salles sont accessibles depuis des applications développées par certaines plateformes et logiciels en ligne. Celles-ci proposent un service toujours plus performant et tendent à recréer au mieux tous les aspects des salles de réunions du monde réel.
Les avantages des salles de réunion virtuelles
L’avantage premier est le gain de temps. Nous économisons un temps précieux car nous n’avons plus besoin de nous déplacer entre notre poste de travail et la salle de réunion physique. En effet, au sein des bureaux de certaines entreprises, certains salariés sont obligés de parcourir plusieurs couloirs et parfois même de changer de bâtiment avant d’atteindre la salle de réunion. Cela peut également devenir une perte de temps lorsque l’on a oublié quelque chose dans son bureau ! De plus, en fonction du type de réunion, certains participants ne se trouvent tout simplement pas dans la même entreprise et doivent donc parcourir plusieurs kilomètres avant d’arriver à la réunion. Grâce aux logiciels de salles de réunion en ligne, il nous suffit de cliquer sur un bouton, un lien ou une icône afin de rentrer dans la salle de réunion.
Le second avantage est de pouvoir partager des données, des documents ou des dossiers virtuels. En effet, la majorité des salles de réunion dispose d’un espace de discussion (un “chat”), où il est possible d’envoyer des messages en instantané. Si l’un des participants souhaite partager un document par exemple, plus besoin de l’imprimer pour le distribuer aux autres participants ou encore de vouloir le projeter sur grand écran et faire face à des problèmes techniques qui nous font perdre du temps. Chacun des participants étant derrière son écran, le chat en ligne permet à tout le monde d’accéder au document instantanément et de le consulter tous en même temps. De même, le partage d’écran est une opération simple à effectuer et permet de partager des slides ou des données à l’instant présent.
On peut par exemple commander ses repas depuis des applications mobiles et se faire livrer à domicile, tenter sa chance aux jeux d’argent grâce aux casinos en ligne sans se déplacer dans les casinos physiques, ou encore faire son shopping depuis son ordinateur sans avoir à faire face à la foule des centres commerciaux… et tout cela est faisable confortablement depuis son canapé !
Le troisième avantage est la possibilité d’utiliser des outils qui permettent d’analyser les performances de ces réunions virtuelles. Du fait que ces réunions soient organisées à travers des plateformes spécialisées en ligne, la plupart d’entre elles proposent de mesurer les données de performance de ces réunions. Par exemple, on peut y voir le nombre de participants, la durée de la réunion, les participants qui prennent la parole etc.
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Les inconvénients des réunions en visio à distance
L’inconvénient numéro un des salles de réunions en ligne est qu’il est nécessaire d’avoir une bonne connexion Internet et une bonne installation technique chez soi. Quoi de pire que de faire face à des problèmes techniques comme une image pixélisée ou un micro qui ne transmet pas correctement la qualité du son ? Ce genre de problème technique arrive plus fréquemment lorsqu’un grand nombre de participants prend part à la réunion ou que certains de ces participants prennent part à la réunion depuis l’international. Lorsque l’entreprise ne dispose pas d’un service informatique ou que celui-ci doit intervenir à distance, cela peut causer des complications.
Le second inconvénient est le manque d’interaction sociale. Les écrans qui nous séparent lors des réunions virtuelles peuvent devenir un frein lorsqu’il s’agit d’interagir avec les autres membres de la discussion. En effet, il est moins aisé de prendre la parole ou d’échanger directement avec ses collègues. Cela peut être dû au fait que le langage corporel n’est pas complètement retransmis à la caméra et qu’il peut être parfois difficile d’interpréter certains discours. De plus, les relations humaines ne sont plus aussi enthousiasmantes que lors des réunions dans le monde réel, notamment lors des pauses café avec ses collègues par exemple.
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Des performances toujours plus puissantes
Les plateformes en ligne qui proposent ce service de création de salles de réunion virtuelles sont de plus en plus sollicitées par les entreprises, les écoles et autres organisations. De ce fait, elles se doivent de répondre à la demande par un accroissement de leur performance. Cela se traduit par une augmentation des options et fonctionnalités, moins de problèmes techniques et de “crash” ainsi qu’un renforcement des capacités. Par leurs améliorations de leurs performances, ces plateformes tentent de créer un environnement qui ressemble de plus en plus aux salles de réunions réelles.
Afin de recréer l’univers des salles de réunions réelles, la réalité virtuelle semble être une piste non négligeable. En effet, les casques de réalité virtuelle travaillent sur des applications de salles de réunions où les participants pourront assister à des réunions qui se déroulent dans des salles qui ressemblent en tout point aux salles de réunions réelles. On y retrouve des grandes tables rondes, un décor d’entreprise et même des tableaux blancs afin de pouvoir écrire dessus (virtuellement).
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Conclusion
Depuis le début de la pandémie de la Covid-19, on assiste à une réelle accélération de la numérisation des services en ligne et les salariés des entreprises ont dû adopter un profond changement dans leurs habitudes de travail. Le télétravail étant aujourd’hui largement répandu dans le monde entier et toutes les actions que nous effectuons au bureau doivent pouvoir être effectuées de manière aussi fluide et efficace à la maison. De ce fait, les réunions professionnelles doivent pouvoir avoir lieu par écran interposé sans encombre ni problème technique. C’est un enjeu primordial pour ces plateformes virtuelles et ce secteur est en pleine croissance. Nous pouvons imaginer qu’à l’avenir, la réalité virtuelle nous plongera dans des salles de réunions offrant tout le décor et le confort du monde réel.
