II existe des moyens simples et efficaces de rendre les réunions intéressantes et productives. Suivez ces 9 conseils et vous verrez que vos réunions d’équipe deviendront rapidement plus productives !
Les réunions sont nécessaires pour la coordination et la cohésion d’une équipe projet. Pour autant, faire trop de réunions et trop longues va à l’encontre de la productivité car ce n’est pas un moment où on produit des choses concrètes. Il faut donc trouver un juste milieu entre une communication utile et efficacité au travail. Suives ces 9 conseils pour rendre enfin vos réunions productives au travail !
1. Réduisez la liste des participants
N’invitez que les personnes dont la présence est indispensable pour apporter quelque chose, quelle que soit leur fonction. Le fait d’être trop nombreux est contre-productif.
2. Écourtez la réunion
Si vous bloquez une heure pour la réunion, vous trouverez un moyen pour occuper ce créneau. Prévoyez la moitié du temps que vous pensez nécessaire pour tenir une réunion efficace et axée sur les décisions et les actions à prendre.
3. Commencez la réunion en beauté
Captez l’attention des participants et concentrez-vous sur les objectifs de la réunion en démarrant avec une donnée intéressante : le retour d’un client ou une anecdote captivante par exemple.
4. Commencez avec un résumé
Ouvrez la réunion en demandant å chaque participant de répondre en quelques mots à la question « Quel est l’objectif de réunion ? ». Vous vous assurez ainsi que les réunions restent ciblées et ne comptent que Sur la présence des personnes nécessaires.
5. Suivez l’ordre du jour
Partagez une liste de points å débattre et d’éléments d’action avant la réunion, il faut s’y tenir. Mettez de côté les discussions
secondaires. Dés que tous les points ont été traités, mettez fin å la réunion, même s’il est tôt.
6. Griffonnez
Vous aider de dessins, de schémas de maquettes lors de vos réunions stimule une partie de votre cerveau et développe la créativité de votre équipe en matière de résolution de problèmes.
7. Interdisez l’utilisation d’appareils en tout genre
Les téléphones et les ordinateurs portables ne feront que distraire votre équipe. Prenez des notes å la main ou désignez une personne chargée de convertir les éléments d’action en tâches dans votre logiciel de gestion du travail.
8. Désignez un responsable direct
Pour que les responsabilités soient claires, désignez un responsable direct pour chaque tâche, en définissant les prochaines étapes et les dates de celles-ci.
9. Qui fera quoi et quand ?
Terminer votre réunion avec cette question simple permet d’assurer que les rôles, les responsabilités et les délais sont clairs et qu’ils ont fait l’objet d’une décision commune.
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Dites adieu aux réunions non productives !
Visitez le blog de Wrike, une source importante d’idées ingénieuses. Vous y trouverez des conseils pour tenir des réunions virtuelles efficaces, des Outils facilitant les réunions et des check-lists, ainsi que d’autres conseils utiles en matière de management.
Une infographie offerte par Wrike, un logiciel de projet et le suivi du temps
