Pourquoi et comment changer de syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété prend en charge de nombreux aspects de la gestion d’une copropriété : entretien des parties communes, appels de fonds, gestion des travaux de la copropriété, etc. Mais, dans la pratique, les attentes placées dans les syndics peuvent ne pas être comblées. La loi vous permet de changer votre syndic s’il faillit à sa mission. Mais quelles sont concrètement les situations dans lesquelles la copropriété peut changer de syndic ? Quelle démarche pour le faire dans les règles ? Voici les réponses qui vous aideront.

Dans quels cas changer de syndic de copropriété ?

Les situations dans lesquelles il est possible de changer de syndic sont nombreuses. Parmi les plus fréquentes, il y a :

• La gestion défaillante du bien immobilier
• Le manque de réactivité du professionnel
• Les tarifs trop élevés
• L’investissement dans des immeubles neufs.

La mauvaise gestion du syndic

Le syndic est un intermédiaire privilégié entre les différentes parties. Il doit être à l’écoute de tout le monde, et maintenir l’immeuble en bon état pour assurer de bonnes conditions de vie aux occupants. Les décisions prises par les copropriétaires en assemblée générale doivent être respectées par le syndic. Il doit également souscrire des assurances pour l’immeuble. Un manquement à l’une de ces obligations peut conduire à un changement.

Exemples de mauvaise gestion :

• Le syndic n’arrive pas à faire respecter le règlement de copropriété
• Le syndic n’immatricule pas l’immeuble au registre national des copropriétés
• Le budget prévisionnel réalisé par le syndic est erroné…

Lorsque les copropriétaires et les locataires ne sont pas satisfaits de la gestion du syndic, ils peuvent faire valoir leur droit de changement en Assemblée Générale (AG). C’est le cas par exemple, si les services fournis par le syndic ou par les prestataires dont il est responsable ne satisfont pas la majorité des propriétaires. Il suffit alors que leurs plaintes soient justifiées en AG pour que la procédure de changement de syndic soit enclenchée.

Le manque de réactivité du syndic

C’est un des motifs les plus fréquents évoqués par les propriétaires qui veulent changer de syndic. Votre syndic est lent à répondre aux messages, procrastine ou est lent à exécuter les décisions prises en AG ? Une fuite d’eau, une panne sur le réseau électrique de l’immeuble ou tout autre dysfonctionnement nécessite une réaction rapide pour faire venir les prestataires nécessaires. Un défaut continu de promptitude dans la gestion des plaintes et préoccupations des uns et des autres peut donc causer des frustrations et être à l’origine d’un désir de changement.

Les honoraires du syndic sont trop élevés

La mauvaise gestion des ressources mises à la disposition du syndic n’est jamais du goût des copropriétaires. Cela se remarque souvent, surtout s’il y a une augmentation régulière des charges de gestion sans des raisons solides et justifiées. Même s’il est vrai que, selon la loi sur les copropriétés, certaines charges de la gestion d’un immeuble sont fixes, et qu’elles sont dans une tendance haussière, une gestion rationnelle permet de les maîtriser.

Certains syndics peu honnêtes ont également l’habitude de surfacturer leurs propres prestations ou celles des professionnels à qui ils font appel. Pour bénéficier de services efficaces avec un bon rapport qualité-prix, il devient donc important de se séparer de ce type de syndic.

Vous venez d’investir dans un immeuble neuf

Si vous achetez un bien immobilier dans une copropriété neuve, en général, le syndic qui y est en activité a été désigné par le promoteur. Il est donc tout à fait logique de douter de son indépendance vis-à-vis du promoteur. Les cas où les syndics sont réticents à vous faire bénéficier d’une garantie, en cas de malfaçon par exemple, ne sont pas rares s’il y a un conflit d’intérêts à leur niveau. Par conséquent, afin d’obtenir une meilleure transparence dans la gestion d’une copropriété neuve, proposez lors de la première AG des copropriétaires un nouveau syndic fiable. Vous pourrez alors de façon explicite définir les termes de la collaboration avec lui.

Comment changer de syndic ? La démarche à suivre

Lorsque le changement de syndic de copropriété s’impose, il est nécessaire de respecter quatre étapes pour ne pas retomber dans les mêmes travers.

Définir vos attentes et les missions que vous voulez confier au syndic

Pour une gestion fiable et transparente d’une copropriété, faire appel à un syndic professionnel est bien plus avantageux. Certains proposent même leurs services en ligne, pour alléger les coûts de leurs prestations. Ils sont également très réactifs et accompagnent les propriétaires 24/7.

Avec son expérience et sa maîtrise de ses missions, les activités qu’un professionnel a à accomplir n’auront aucun secret pour lui. Cependant, pour bien choisir un syndic, les copropriétaires doivent établir une liste bien détaillée des responsabilités qu’ils veulent confier au nouveau prestataire. Les mauvaises expériences passées peuvent aider à faire une liste qui répondra vraiment aux attentes de la majorité.

Faire une comparaison des différentes offres

Une fois que les missions attendues du syndic idéal sont clairement connues, il faut mettre en concurrence les candidats et comparer leurs propositions. Il s’agit de vérifier si les contrats proposés sont conformes aux normes, et leurs contenus analysés afin d’en retenir les meilleurs. Un contrat doit indiquer la durée du mandat du syndic, les coûts, la gestion et la tenue des AG…

Tenir une assemblée générale et y choisir le nouveau syndic

Le choix du nouveau syndic doit être fait lors d’une AG. Cette dernière est organisée par l’actuel syndic sur recommandation des copropriétaires. L’ordre du jour doit inclure le projet de vote du nouveau syndic, et tous les propriétaires doivent en être informés à l’avance. Il faut choisir un lieu neutre pour cette AG, pour que l’ancien syndic mécontent ne vous mette pas à la porte. De plus, comme à chaque séance, un copropriétaire doit être nommé comme secrétaire de séance pour éviter que l’ancien syndic ne parte avec votre procès-verbal. Notez que la notion d’accorder quitus ou non est indépendante du changement de syndic.

Parmi les différentes offres de syndic en lice, c’est celle qui aura obtenu la majorité des voix qui sera retenue. Pour éviter que les votes ne s’éparpillent, il vaut mieux présenter un nombre restreint (un ou deux) de contrats candidats.

Gérer la transition pour qu’elle soit effective

Dès que le nouveau syndic est élu en AG, le mandat de l’ancien est révoqué. Il dispose d’un mois pour transmettre les fonds au syndic entrant. Le même délai lui est accordé pour transférer les documents et archives de la copropriété au nouveau syndic. Dans la pratique, il faudra un à deux mois pour que ce dernier soit complètement à votre service. Dans certains cas, l’ancien syndic peut ne pas vouloir faire la transition. Il faudra donc le mettre en demeure par une lettre recommandée avec accusé de réception. Et s’il ne s’exécute pas dans un délai de 8 jours, on peut saisir le tribunal compétent.

Votre syndic est lent, trop cher ou tout simplement inefficace ? Vous avez essayé de résoudre la situation à l’amiable sans succès ? Vous avez de bonnes raisons de vouloir en changer, et cela ne vous coûtera aucune charge supplémentaire. Mais soyez méthodique pour choisir un nouveau syndic professionnel, expérimenté et fiable afin d’en trouver un qui convienne mieux à vos attentes.