Il existe plusieurs types de logiciels RH correspondant aux besoins d’une PME. Vous vous demandez quels sont les critères à prendre en compte pour bien choisir ? Voici un guide pratique pour faire le bon choix !
L’utilisation de logiciels informatiques est devenue incontournable pour mieux gérer les ressources humaines d’une PME. Toutefois, il n’est pas facile d’en choisir un. Il faudra considérer différents critères pour s’aligner aux besoins de l’organisation.
Un logiciel RH est une solution numérique pour gérer et optimiser les tâches quotidiennes du service du personnel. Ce dernier facilite aussi l’atteinte des objectifs d’une PME. Le gain de temps offert par ce genre d’outils est non négligeable.
Dans cet article :
Les atouts d’un logiciel RH
Les besoins des PME sont différents d’une entreprise plus grande. Pourtant, les avantages d’utiliser des logiciels RH sont les mêmes.
Pour augmenter l’efficacité du département RH
Grâce à un logiciel RH, il devient possible d’automatiser les tâches répétitives. D’autres, comme l’approbation des vacances et des congés, peuvent être déléguées aux chefs d’équipe via une plateforme unique. Utiliser un logiciel pour gérer les ressources humaines est donc un gain de temps pour l’ensemble des équipes du département RH d’une entreprise.
Pour améliorer les conditions de travail des collaborateurs
La présence d’un logiciel RH permet, entre autres, d’avoir recours à un téléphone mobile. Les salariés auront alors la possibilité de demander des congés, de consulter leur fiche de paie ou de pointer. Le logiciel sert aussi de canal de communication entre les responsables RH et le reste de la société.
Pour économiser les fonds d’une PME
Le déploiement d’un logiciel RH engage évidemment des frais. Néanmoins, à moyen et long terme, ce type de plateforme permet de gagner du temps. Les charges financières seront donc moins importantes au fil du temps.
Pour prendre de meilleures décisions stratégiques
L’utilisation d’un logiciel RH permet de gérer plus facilement la quantité phénoménale de données aux mains du département RH. Il sera, par exemple, possible de faire des analyses des performances de l’entreprise. Les résultats obtenus seront nécessaires pour rectifier le tir.
Pour protéger les données RH de l’entreprise
Les logiciels RH en ligne sont constamment mis à jour avec les dernières réglementations en matière de protection des données. Les données sur la PME et ses employés seront alors utilisées à bon escient. À ce propos, celles-ci ne seront plus dans des documents physiques. Par conséquent, elles seront protégées des catastrophes, telles que le vol, les incendies et les inondations. D’ailleurs, ces données peuvent être cryptées.
Le cloud en mode SAAS : le nouveau refuge des logiciels RH
La technologie basée sur le cloud a connu une croissance incroyable ces dernières années, en particulier depuis 2020. C’est le travail à distance entrainé par la pandémie qui a conduit à cet essor. Les outils en mode SAAS (Software as a Service) accessibles en ligne, même en dehors de locaux des entreprises, sont donc privilégiés.
L’avantage principal des logiciels RH basés sur le cloud est simple. Il n’est plus nécessaire de les installer sur un ordinateur. Dans les faits, le stockage interne n’est pas occupé. En outre, il n’y a pas de risque de perte d’informations si jamais l’appareil tombe en panne pendant l’utilisation.
L’accessibilité est aussi un grand atout. Il n’est plus obligatoire de se connecter spécifiquement sur certains ordinateurs pour accéder aux services. Le cloud est accessible de partout, à condition d’avoir une connexion internet.
De plus, il ne faut pas oublier la sécurité. Au bureau, l’utilisateur est responsable des sauvegardes et de la protection des informations. Avec les plateformes actuelles, les fournisseurs ont un accès à un large éventail de ressources technologiques. Ce sont donc eux qui garantissent la sécurité des données.
Pour terminer, les logiciels RH sur le cloud se montrent plus économiques et faciles à utiliser. Les mises à jour seront exécutées par les fournisseurs. Les utilisateurs accèderont directement à la nouvelle interface.
Les types de logiciels RH disponibles sur le marché
L’éventail d’ERP (ou des logiciels de gestion intégrés) disponibles pour les RH est large. Il existe des solutions spécifiques pour la paie, la comptabilisation du temps, le recrutement ou encore la gestion des carrières. Afin de choisir le bon outil, il faut d’abord se fier à la taille de l’entreprise. De plus, le logiciel retenu ne devra pas être sous-utilisé. Autrement, les dépenses liées à son acquisition ne sont pas optimisées.
Avant de rentrer plus dans les détails, le tableau suivant explique simplement les principales différences entre les 3 types de logiciels RH :
| SIRH | HCM | HRMS |
|---|---|---|
| Recrutement Core RH Rémunération Absences Formation Workflow Self-service Reporting | SIRH Onboarding Évaluation des performances Gestion des carrières Grille salariale Analyses | HCM Paie Temps et travail |
Les logiciels SIRH (système d’information des ressources humaines)
Un logiciel SIRH englobe une série de fonctionnalités et de modules destinées à alléger le travail quotidien du département RH. Cela concerne notamment :
- La gestion des absences ;
- Le portail RH des employés ;
- Le recrutement et la sélection de nouveaux employés ;
- gestion des compétences et talents en interne (employés) et en externe (prestataires et indépendants sous statut freelance) ;
- L’élaboration de rapports et d’analyses.
Ce type de système numérise les processus internes, en particulier ceux utilisés au quotidien. Les informations sont protégées et connectées sur une plateforme unique.
Les logiciels HCM (human capital management)
Un logiciel de gestion du capital humain (HCM) aide à l’acquisition, à la gestion et à l’optimisation du personnel d’une organisation. Cet outil stimule l’engagement, la productivité et la valeur commerciale. En d’autres termes, il s’agit d’un logiciel qui intègre des fonctionnalités directement liées à la gestion du personnel et qui place les personnes au centre de ses préoccupations.
À titre d’exemple, ce genre de logiciel permet la conception et la mise en œuvre des processus d’accueil, l’évaluation les performances ou encore la gestion des programmes de formation et du développement interne.
Les logiciels HRMS (human resource management software)
Les HRMS ont été conçus pour gérer, numériser et automatiser l’ensemble des processus du département RH. Concrètement, ils permettent le suivi des activités et des besoins des salariés, le stockage de leurs informations et la prise de décisions.
Les HRMS font partie des logiciels les plus complets du marché. À vrai dire, ils comprennent presque tout ce que l’équipe RH rencontre pour gérer les effectifs de la PME.
Pour conclure
Il est important de suivre l’évolution de la technologie et de ne pas délaisser les outils et dispositifs de gestion des RH. Pour utiliser au mieux ses salariés, une PME doit faire le bon choix de logiciel et adopter l’une des solutions présentées précédemment. Listez donc bien vos critères, consultez les avis et testez avant de vous engager.
Même si le prix de ces logiciels RH semble onéreux, les retombées seront palpables sur le long terme. Cela ne peut être que bénéfique, à condition que l’outil choisi soit utilisé à son plein potentiel.
