Quelles sont les fonctionnalités d’un bon logiciel de facturation en ligne ?

Découvrez les principales fonctionnalités qu’un bon logiciel de facturation en ligne doit proposer. La dernière fonction est capitale, mais souvent oubliée par les entreprises/entrepreneurs !

Si l’acquisition de nouveaux clients et la performance des ventes restent des enjeux centraux pour les entrepreneurs au quotidien, l’enregistrement comptable de différentes opérations liées au processus de vente est un impératif. Les TPE et PME ne disposant pas toujours de compétences avancées en comptabilité, le recours à des logiciels de facturation est de plus en plus courant.  Et il existe de nombreuses solutions sur le marché. Pour vous aider dans le choix de votre solution d’automatisation comptable, voici les principales fonctionnalités à identifier dans un bon logiciel de facturation en ligne.

Création des devis

Cette possibilité est très utile pour les prestataires de service. Les devis sont des documents qui marquent le début de la relation commerciale et qui sont suivis d’éventuelles négociations sur le prix. Avec un logiciel de facturation, la création des devis se fait généralement à travers des formats prédéfinis à remplir par l’opérateur. Ceci garantit que les devis émis par l’entreprise respectent toujours les exigences minimales de forme.

Édition des factures

Il s’agit d’une des fonctions centrales de tout logiciel de facturation sur Internet. De plus, sans l’automatisation, la gestion et la classification des factures deviennent de plus en plus contraignantes et chronophages à mesure que le nombre de clients augmente. La numérotation des factures et le calcul automatique des montants totaux HT et TTC sont des opérations qui doivent faire partie du processus d’édition des factures. L’usage du logiciel de facturation doit aussi garantir que les factures respectent les normes comptables relatives à leur forme ou présentation.

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Gestion de la TVA

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un prélèvement qui grève la majorité des opérations commerciales. La gestion de la TVA n’est pas aisée sans des connaissances de fiscalité et comptabilité. C’est donc une fonctionnalité très importante dans un logiciel de facturation, permettant aux entrepreneurs et commerçants qui n’ont pas de comptables de gérer cette obligation sans problème. À partir de paramétrages précis propres à votre régime fiscal, votre logiciel doit être capable de calculer la TVA à intégrer dans vos différentes factures et devis.

Suivi des clients

Pour une expérience d’utilisation optimale, vous devez choisir un logiciel de facturation qui permet le suivi automatisé des clients. Une fois que la facture est émise, cette fonctionnalité devrait favoriser son paiement et nécessite un paramétrage initial. Par exemple, il est possible de définir une action à déclencher en amont et en aval de la date de paiement. Le bénéfice pour le commerçant est clair : il n’aura plus la responsabilité d’effectuer lui-même les relances clients (avec le risque de parfois oublier), ce qui lui fait gagner du temps.

Intégration des solutions de paiement électronique

Votre logiciel de facturation doit être capable de gérer le processus de vente de bout en bout. Cela comprend donc la prise en compte des solutions de paiement en ligne. Par l’intégration des principales plateformes / solutions de paiement, votre logiciel va faciliter la vie à vos clients, par exemple avec l’émission d’un lien joint à la facture pour effectuer le règlement. La variété des solutions de paiement est un plus : cartes bancaires, virements, portefeuilles électroniques, crypto-monnaies, etc. Une telle optimisation permet de réduire les délais de règlement, avec un effet positif sur la trésorerie.

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Reporting

Pour procéder à des analyses sur la performance commerciale de l’entreprise, il faut avoir des données. Obtenir des rapports et des tableaux de bord qui compilent et organisent les informations liées à vos ventes sur une période donnée constitue la base idéale pour ces analyses. Il existe un large choix d’outils à mettre en place : suivi des variations des chiffres d’affaires, des délais de paiement des clients, meilleures ventes dans le catalogue des services/produits…

Application mobile

La solution logicielle que vous choisirez pour la facturation doit être accessible sur différents appareils, et donc disposer d’une version Application mobile, même si cette dernière offre des fonctionnalités réduites. Pour les auto-entrepreneurs et les professionnels qui sont mobiles dans leur activité, l’application mobile est plus souple et leur permet de travailler partout. La version application mobile sera aussi utile si l’entreprise possède plusieurs opérationnels en interaction avec les clients, afin que chacun d’entre eux, via un compte personnel, puisse enregistrer ses opérations de façon automatique.

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Conformité ou satisfaction des conditions légales

Cette dernière fonctionnalité est une condition. Elle est capitale et votre logiciel doit la remplir, quelles que soient les autres fonctionnalités dont elle dispose. Depuis le 1^er janvier 2018, une loi issue de la loi de finances de 2016 est applicable en France et impose aux entreprises d’utiliser uniquement des logiciels de facturation conformes ou remplissant certaines conditions. Il s’agit précisément des conditions suivantes (détaillées dans le texte de loi et sur le site des impôts) : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage (cette dernière condition étant destinée à faciliter le contrôle par le fisc). Les entreprises dont les logiciels ne respectent pas ces conditions risquent une amende s’élevant à 7 500 €.

Par conséquent, pour être sûr que votre logiciel de facturation respecte ces conditions légales, vous pouvez opter pour un logiciel disposant d’un certificat d’un organisme accrédité. Par exemple, les logiciels de facturation de jlogiciels.fr sont certifiés par l’organisme accrédité AFNOR (certification NF203), ce qui garantit leur conformité et leur qualité et vous protège en cas de contrôle de votre comptabilité informatisée par le fisc dans le cadre des procédures fiscales (articles L 47 A I, II et III du livre des procédures fiscales).

En somme, de la production du devis aux rapports sur la gestion des affaires, les meilleurs logiciels de facturation offrent des fonctionnalités qui permettent à tous les entrepreneurs et entreprises de gérer avec aisance le processus de vente sur le plan comptable.