Comment rédiger correctement un mail pro ? 8 astuces pour écrire un email convaincant

Certains professionnels comme les copywriters génèrent beaucoup d’agent grâce à la qualité de leurs emails. Vous aussi, vous pouvez devenir un as de l’emailing en apprenant quelques bonnes pratiques sur la rédaction d’un mail professionnel.

L’e-mail est l’une des formes de communication les plus utilisées de nos jours. À ses débuts en 1971, le courrier électronique était un simple outil de conversation entre scientifiques. Aujourd’hui, il est devenu un outil de communication global. Le nombre d’utilisateurs d’e-mails dans le monde ne cesse de croître. On estime que 4,6 milliards de personnes utiliseront encore la messagerie électronique en 2025. Cela montre que l’e-mail occupe toujours une place importante sur la scène internationale. 

Cet article est conçu pour vous aider à améliorer la qualité de vos e-mails, quel que soit le besoin. Les stratégies simples que nous allons vous montrer vous aideront à rédiger correctement un e-mail. Appliquez-les à votre écriture et vous serez en mesure d’envoyer un e-mail convaincant. Vous pourrez envoyer un message personnalisé en toute confiance et en toute quiétude. Découvrons la suite ! 

Bon à savoir : selon Internet Live Stats, 3.181.956 emails sont envoyés en 1 seconde.

Écrire un email efficace et convaincant n’est pas toujours facile pour certaines personnes. Mais ce n’est pas sorcier ! Ne vous inquiétez pas, si vous suivez bien les conseils suivants, les emails n’auront plus de secret pour vous. 

Voici donc 8 astuces que vous devez connaître pour rédiger un bon mail.

1 – Soignez l’objet de votre email 

Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est la première phrase que vos lecteurs verront en recevant votre email. La ligne d’objet peut décider du succès ou de l’échec de votre e-mail. Mais malheureusement, beaucoup de personnes ont du mal avec cette partie. 

Imaginez que vous deviez contacter quelqu’un par mail pour la première fois. Si la personne ne vous connaît pas, elle ne peut vous juger que par votre objet. Même s’il s’agit d’un simple e-mail interne, vous devez avoir un objet clair. Ainsi, votre destinataire saura à quoi s’attendre. N’oubliez pas que si la personne est occupée, elle n’aura que quelques instants pour regarder sa boîte de réception. Si votre objet ne l’intéresse pas au premier coup d’œil, il n’ouvrira jamais votre envoi. Alors, comment rédiger une ligne d’objet percutante ? 

Tout d’abord, un objet doit être simple, clair, direct et refléter le contenu de votre e-mail. Utilisez une phrase d’accroche qui incite le lecteur à ouvrir l’e-mail. Et surtout, choisissez une ligne d’objet courte de 5 à 7 mots. Vous devez aller directement à l’essentiel. S’il s’agit d’un e-mail d’information, vous pouvez mettre « FYI : [insérer ici] ». Soignez donc votre objet pour éviter le risque d’atterrir dans les spams. 

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2 – Débutez par une salutation 

Pour écrire un bon mail, vous devez le commencer par une salutation appropriée. Ensuite, la salutation est suivie de la phrase d’ouverture. Néanmoins, le choix du mot que vous adopterez dépend surtout de la circonstance. S’il s’agit d’un e-mail formel, il serait approprié d’utiliser « Cher [prénom], ». Mais si le destinataire est quelqu’un que vous connaissez bien ou si vous travaillez dans un cadre « open space » où la communication est plutôt flexible, vous pouvez utiliser « Salut [nom], » ou « Bonjour [nom], ». 

Lorsqu’il s’agit d’un email destiné à plusieurs personnes et que vous ne savez pas qui le lira, vous pouvez utiliser « À qui de droit ». En revanche, les termes non inclusifs tels que « Salut les gars » ou « Mr./Mme./Mlle » sont strictement à éviter. 

3 – Attirez l’attention dès le début 

Les salutations sont faites, maintenant vous devez écrire votre email. Vous devez rédiger une bonne phrase d’ouverture. Si la ligne d’objet garantit l’ouverture de votre email, la phrase d’ouverture garantit qu’il sera lu jusqu’à la fin.

Quand vous rédigez votre introduction, n’oubliez pas de la contextualiser. Votre destinataire ne peut pas deviner ce que vous allez dire. Vous devez lui présenter le contexte et expliquer la situation. Encore une fois, vous devez être clair et concis pour que votre message soit compris. Ne tournez pas autour du pont, allez rapidement à l’essentiel ! 

Si vous envoyez un e-mail à vocation commerciale, vous devez placer votre appât dans l’introduction. Par exemple, vous pouvez commencer par quelque chose qui pourrait intéresser votre destinataire. Un truc que vous avez su en menant une petite recherche sur ses réseaux sociaux ou son site web. En bref, c’est vous qui décidez ! Mais ne soyez pas trop commercial, vous devez dissimuler votre jeu. Sinon, cela pourrait avoir un impact négatif sur la pertinence de votre message. 

S’il s’agit d’un e-mail adressé à un collègue ou à un ami, vous n’avez pas nécessairement besoin d’une introduction bien ficelée. Néanmoins, vous devez toujours définir le contexte.

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4 – Écrire un message clair, court et concis

La plupart des gens ne passent pas beaucoup de temps à lire votre e-mail. Ils se contentent de saisir le message qu’il contient. Selon Statista, environ 319 milliards d’e-mails circulent chaque jour dans le monde. Vous-même pouvez en recevoir au moins une vingtaine par jour sans tous les consulter. Cela signifie qu’il faut transmettre l’information rapidement et entrer immédiatement dans le vif du sujet. 

Alors un conseil, gardez votre message court, clair et lisible. Il n’est pas nécessaire d’écrire un paragraphe trop long. Utilisez des listes à puces et espacez votre texte. Votre message doit être facilement compréhensible et bien présenté. Pensez à la finalité de votre e-mail, quel est votre objectif ? Y a-t-il une action particulière que vous voulez que votre destinataire entreprenne ? Ces questions vous aideront à rédiger un message objectif et ambitieux.

Astuce : il est préférable de ne pas inclure une tonne d’informations dans un seul e-mail. Si tel est le cas, il est préférable de proposer un appel téléphonique ou une visioconférence à votre destinataire. Cela vous évitera de devoir échanger un tas d’e-mails pesants. 

5 – Utiliser une police cohérente

Votre e-mail doit avoir l’air simple et normal, pas besoin de trucs compliqués. Certains expéditeurs font cette erreur, je ne sais pas s’ils le font exprès. L’e-mail comporte de nombreuses polices, couleurs et tailles différentes. Parfois, vous pouvez même trouver des lettres majuscules comme « CRIER ». C’est très peu professionnel et cela peut être très gênant. 

Il est préférable d’utiliser une seule police. Si vous devez en utiliser une deuxième, faites-le avec ménagement. Il en va de même pour les couleurs. Utilisez l’une des polices ordinaires et classiques proposées par Gmail. Vous avez, par exemple, Arial, Georgia, Tahoma, Lucida Sans, Trebuchet MS, Verdana, Times New Roman, etc. 

Appliquez cette astuce pour vous assurer que votre destinataire reçoit un courriel avec une police cohérente. Peu importe l’appareil ou le système d’exploitation qu’il utilise.

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6 – Faites une simple conclusion 

Le moment est venu de conclure votre message. La conclusion doit également être simple et directe. Nous vous suggérons de choisir parmi les formules de conclusion courantes suivantes : sincèrement, meilleures salutations, meilleurs vœux, chaleureusement, merci, prenez soin de vous, amicalement… 

Dans un contexte purement professionnel, il est préférable d’utiliser des formules passe-partout telles que : cordialement, bien cordialement, bien à vous…

7 – Planifiez votre email

La plupart des gens consultent leur boîte e-mail le matin. Ils commencent à les vérifier à partir de 6 heures du matin en général. Puis, ils le font un peu plus tard, vers midi. Vous avez donc le choix : soit vous visez le matin, soit vous visez l’heure à laquelle votre destinataire est le moins occupé. Mais dans les deux cas, rien n’est certain. 

Vous devez tester pour voir quel est le meilleur moment pour envoyer un e-mail. Et encore, si vous ciblez un public spécifique, il est préférable d’étudier son comportement afin d’agir au bon moment. De cette façon, vous pouvez être sûr que votre e-mail sera ouvert et pris en compte.  

Note : pour les e-mails destinés à être expédiés à l’étranger, tenez compte des fuseaux horaires. Midi chez vous peut être 19h chez les autres. Soyez donc prudent ! 

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8 – Procédez à une relecture générale

Si votre e-mail est rempli de fautes d’orthographe et de grammaire, il est décevant. Faites donc attention, vous devez relire au moins 3 fois avant de cliquer sur « envoyer ». Cela ne vous coûtera rien de tout vérifier avant d’envoyer. Il est préférable de le faire plutôt que de regretter l’action à cause d’un oubli ou d’une erreur stupide dans le texte. 

Aujourd’hui, des outils gratuits sont disponibles pour vous aider à éviter les fautes d’orthographe et de grammaire. Des outils comme : grammarly, scribens ou reverso et bien d’autres. Vous pouvez les exploiter au maximum pour avoir un texte correct.

Si vous me permettez un dernier conseil, soyez aussi naturel que possible. Rédigez un e-mail qui reflète votre image humaine. Concentrez-vous sur le message, car c’est le plus important. 

Et le petit plus, imaginez que vous recevez le message que vous écrivez. Mettez-vous à la place de votre destinataire et répondez à la question « Suis-je convaincu ? ». 

Alors, êtes-vous prêt à écrire un email de qualité ? À vous l’honneur !