La dématérialisation est un processus difficile, mais incontournable pour les entreprises. Si le papier constituait le support utilisé dans les entreprises, le fichier numérique s’est largement imposé. Pour participer à la révolution en marche, il faut passer par la dématérialisation de factures.
La mise en place d’un tel projet nécessite la prise en compte de plusieurs éléments. Voici 6 points clés pour réussir la dématérialisation de factures.
Rappel des enjeux de la dématérialisation des factures
Avant de voir les points clés de la dématérialisation de factures, faisons un petit rappel des enjeux de ce processus. Pour ce faire, nous allons voir la définition et les avantages de la dématérialisation.
Définition de la dématérialisation de factures
La dématérialisation de factures consiste à passer des factures sur papier au numérique. La dématérialisation peut être faite de deux manières. D’abord, il est possible de dématérialiser les factures en les enregistrant sous forme de PDF ou d’image en les scannant. Mais la dématérialisation peut également se faire avec d’autres techniques plus avancées. Outre la dématérialisation proprement dite, ces dernières permettent une gestion plus avancée des documents. En effet, non seulement elles vont permettre de stocker les factures, mais aussi d’automatiser leur traitement.
Si la dématérialisation de factures est un processus entamé par la plupart des entreprises en France, le même processus pour les factures fournisseurs n’est pas encore très courant actuellement. En effet, celui-ci est plus complexe, car les fournisseurs ont des règles de facturation différentes.
Toutefois, il existe actuellement des solutions qui facilitent la réception et le traitement automatisé des factures. Si vous voulez en savoir plus, renseignez-vous sur la dématérialisation de factures fournisseurs, un processus indispensable pour les entreprises, peu importe leur taille et leurs activités.
Pourquoi passer à la dématérialisation de factures ?
La gestion classique des factures est un système très chronophage, complexe et qui comporte de nombreux risques. Le traitement des factures papier peut, en effet, engendrer différents problèmes (erreurs de saisie, papiers égarés, oublis, retards de paiement…).
Le logiciel de dématérialisation de factures est ainsi indispensable et présente plusieurs avantages.
D’abord, vous allez pouvoir améliorer la qualité de vos échanges avec vos fournisseurs. Une bonne gestion des factures va vous permettre de faire de meilleures négociations sur les contrats passés avec vos partenaires. De plus, comme le risque d’erreur est limité, vous allez pouvoir éviter les litiges avec les fournisseurs. De même, avec un logiciel de traitement de factures, le risque de retard de paiement est quasi inexistant.
Le coût du traitement des factures va également diminuer, car les démarches de gestion se trouvent accélérées.
Un autre avantage du logiciel de traitement des factures, c’est qu’il permet à vos équipes de gagner du temps. Vous et vos collaborateurs allez pouvoir vous concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de vous attarder sur le traitement des factures.
Par ailleurs, un logiciel de dématérialisation de factures garantit l’intégrité, la traçabilité et la lisibilité des factures. Vous allez ainsi respecter la loi, tout en réalisant plus facilement la mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF).
Enfin, cette solution participe à la préservation de l’environnement, car elle entre dans le processus zéro papier. La dématérialisation de factures permet de présenter une meilleure image de son entreprise auprès de la clientèle et des fournisseurs.
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Les clés de la réussite de la dématérialisation de factures
La dématérialisation des factures est devenue une nécessité pour toutes les entreprises, quel que soit le secteur d’activité. Voici 6 clés pour réussir le processus.
1- Bien définir les besoins
Avant de commencer la mise en place proprement dite du processus de dématérialisation de factures, il est indispensable de bien définir les objectifs de l’entreprise. Lors de cette étape préparatoire, il faut faire l’inventaire des documents qu’il faut traiter et trouver le responsable. Ce dernier va, entre autres, mettre en lien les travailleurs au sein de l’entreprise et les experts du fournisseur de logiciel.
Au début du projet, vous devez préciser vos besoins et objectifs. Lors de cette étape, vous devez questionner tous les acteurs au sein de l’entreprise qui vont être concernés par le projet de dématérialisation.
Pour bien peaufiner le projet et l’aborder de la meilleure manière possible, vous devez vous poser plusieurs questions :
- qui sont les acteurs concernés par cette dématérialisation ?
- quels sont les documents qu’il faut dématérialiser en premier ?
- quelles sont les règles à suivre pour dématérialiser ce type de document ?
- quels sont les résultats que vous attendez de la dématérialisation et comment les mesurer ?
- comment aider les acteurs concernés par la dématérialisation ?
2- Ajuster la dématérialisation de factures
La dématérialisation de factures a pour objectif d’améliorer de manière continue le traitement des factures. Avec l’utilisation quotidienne du logiciel, les acteurs vont pouvoir constater les failles, ce qui vous permettra d’optimiser le processus, de le simplifier et de le faire évoluer selon vos besoins réels.
Très souvent, les ajustements apportés vont permettre de faire un bilan du processus de dématérialisation. Vous allez également pouvoir définir les flux documentaires qui doivent être dématérialisés.
3- Faire une réorganisation interne
La dématérialisation des factures est un processus très chronophage qui paraît le plus souvent difficile à réaliser, notamment quand la quantité de données à traiter est importante. Et en effet, vous devez vous préparer à mener un véritable chantier qui va toucher tous les départements et tous les acteurs de l’entreprise.
Pour mener sereinement la dématérialisation, une réorganisation réalisée en amont est nécessaire. De cette manière, le rôle de chaque collaborateur sera bien défini, ainsi que les étapes de la dématérialisation.
Vous devez également préparer les collaborateurs à la nécessité du travail en équipe et de la cohésion entre les différents acteurs. Le travail collaboratif est, en effet, indispensable pour favoriser le partage lors de la dématérialisation. Tous les collaborateurs doivent d’ailleurs participer au processus et s’impliquer dès le début du projet. Le travail en équipe va permettre une amélioration de la production et une prise de décisions plus difficile.
4- Contrôler la dématérialisation de factures
Avec les objectifs et les indices définis au préalable, vous allez pouvoir suivre et contrôler la dématérialisation de factures. Vous devez accorder une importance à vos tableaux de bord, notamment pendant les premières semaines et même les premiers mois.
Vous pouvez également observer des externalités positives si vous utilisez des indicateurs supplémentaires pour les contrôler. C’est aussi un point important qu’il ne faut pas oublier.
Après quelques mois, vous devez planifier un audit externe pour contrôler et valider les nouveaux processus.
Parmi les données que vous devez observer, il y a la diminution du taux de factures erronées, la diminution du temps consacré au traitement des factures…
5- Favoriser une meilleure circulation des informations
La circulation des informations au sein de votre structure va être optimisée par la dématérialisation des documents. Bien entendu, c’est une bonne chose, mais elle nécessite une bonne préparation. Dans le cas contraire, cela peut devenir une contrainte. En effet, l’équipe doit changer le processus de travail qui a été utilisé depuis plusieurs années. La digitalisation peut ainsi causer des bouleversements.
Vous devez ainsi préparer votre équipe et les structures en amont. Toute l’équipe doit savoir que la circulation des informations doit se faire plus rapidement et en toute transparence. Bien entendu, vous devez savoir qu’il est important de prendre le temps nécessaire pour se familiariser avec les nouvelles démarches. Les experts qui vont assurer la formation des collaborateurs doivent accompagner l’équipe sur tous les aspects de la dématérialisation, et pas seulement sur le plan technique.
Ces acteurs vont jouer un rôle important pour aider les acteurs de l’entreprise à aborder le changement et à surmonter leurs inquiétudes. En effet, un manque d’accompagnement peut causer l’échec du projet, car les collaborateurs vont voir la dématérialisation comme un problème insurmontable et non comme une opportunité.
6- Lutter contre la résistance au changement
Lorsque l’on aborde de grands changements comme la digitalisation des process et la dématérialisation de factures, il faut toujours s’attendre à de la résistance de la part de certains acteurs. En effet, ce type de changement peut générer de la peur et une sensation de perte de contrôle chez les collaborateurs.
Concrètement, certains travailleurs vont se sentir dépassés par les événements, et notamment quant à l’utilisation de nouveaux équipements et logiciels. Certains seniors peuvent avoir l‘impression d’être trop âgés pour faire face à un tel changement, tandis que d’autres seront plus réticents, car ils considèrent la dématérialisation comme une perte de temps.
Tout dirigeant d’entreprise qui souhaite mener un processus de dématérialisation doit ainsi prendre en compte cet aspect du processus. Il faut éviter à tout prix les changements brusques, car vous devez toujours prendre le temps de préparer vos collaborateurs.
La formation des équipes en amont est indispensable pour que chaque collaborateur puisse comprendre l’importance et l’intérêt de la dématérialisation. Vous devez également les rassurer en leur faisant comprendre qu’ils seront accompagnés tout au long du processus. Si vous prenez le temps de bien les préparer psychologiquement, la démarche de dématérialisation de factures sera perçue comme une aide précieuse et non comme un problème à surmonter.
