Comment organiser un webinaire sans frais et sécurisé ?

Vous aviez l’habitude d’organiser des séminaires pour vos employés ? Maintenant que la distanciation est de mise il vaut mieux organiser un webinaire ! Et surtout, c’est encore mieux d’organiser un webinaire sans frais d’entreprise. Voici alors les démarches pour organiser un webinaire d’entreprise sécurisé et surtout à moindre coût, voir gratuit.  

Avant le webinaire : définir les besoins, les membres présents et choisir une date

Définir l’audience de votre séminaire virtuel est important. Vous souhaitez probablement transformer votre séminaire annuel par un séminaire totalement online ? Il faut d’abord définir plusieurs choses avant de se lancer, et cela, au moins un mois à l’avance :   

• Les sujets qui vont être abordés : même si cela se passe en ligne, prévoyez d’écrire en amont votre sujet de séminaire et pourquoi pas de faire une présentation sur Canva ou encore sur PowerPoint afin de la partager en partageant votre écran avec vos collègues ou employés.
• Prévoyez le nombre exact de participants afin de savoir quand peut commencer la réunion. Envoyez, pour cela, une invitation via Google Meet ou encore une invitation par Email spécifiant que vous souhaitez une réponse rapide.
• Prévoyez des questions possibles qui vont être posés pendant ce séminaire. Pour ce faire, vous devez prévoir le sujet principal du webinaire et le communiquer aux participants. Prévoyez donc les solutions et réponses concernant ces potentielles questions.
• Choisissez une date définie et qui ne changera pas et planifiez-la sur les agendas virtuels (Google Agenda…) de vos collègues. Choisissez aussi l’heure exacte de connexion ainsi que l’heure de fin estimée pour donner un ordre d’idées du temps à consacrer pour les participants du webinaire.

La préparation fait tout dans un séminaire et c’est la même chose pour un webinaire. Vous devez indiquer en avance ce qui va être une interrogation pour ceux qui vont devoir se connecter, listez-les en amont :   

• Sur quelle plateforme et sur quel appareil faire ce webinaire ? Vous donnerez alors le lien exact de l’événement et vous préciserez ce qu’il faudra utiliser pendant ce séminaire virtuel. Par exemple, si vous devez utiliser votre ordinateur pour partager une présentation et bien il faudra se connecter avec votre ordinateur et non avec votre téléphone
• Dois-je activer ma caméra ? 
• Dois-je payer quelque chose ?

Beaucoup de questions qui vont se poser face à ce nouveau format en visioconférence dont vous devez donner une réponse à l’avance, dans votre invitation par exemple.  

  

Choisir un lieu de webinaire : sur quelle plateforme allez-vous rencontrer les participants ?

Plusieurs plateformes peuvent être adaptées à un webinaire, en voici la liste non exhaustive : 

• Zoom : gratuit, mais payant passé 40 minutes à la suite
• Google Meet : gratuit, outil de visioconférence propulsé par Google
• Google Hangouts : pour une visioconférence avec 10 utilisateurs maximum
• Jitsi : gratuit et permet une bonne capacité d’utilisateurs 
• Webikeo : permet de créer une landing page pour annoncer le webinaire et met à disposition une salle virtuelle aux utilisateurs, vous y aurez aussi accès à des statistiques concernant les inscriptions  
• Clickmeeting : prend en charge les webinaires payants 
• Attention : ce sont les seuls outils pour les webinaires étant gratuits !

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Prévoir une connexion sécurisée et une réservation par paiement sécurisé 

Pour prévenir des problèmes de connexion, veillez bien à tester votre matériel avant la présentation, quelques jours avant ET le jour J.  Quelques précisions à donner aux participants : 

• Posséder une bonne connexion internet : 4G, WI-Fi au signal maximum, utiliser si possible un amplificateur de signal si celui-ci est trop bas.
• Couper les micros lorsque ceux-ci ne souhaitent pas prendre la parole.
• Parler aux seuls moments qui sont dédiés à cela : veillez donc à laisser des moments pour les questions après chaque point de votre présentation.

Pour une connexion sécurisée et un webinaire sans frais, voici quelques outils que vous pouvez utiliser, et cela, même dans vos connexions habituelles : 

• Utiliser Firefox.
• Utiliser une connexion sans fil donc sans câbles.

Pour vos réservations de webinaire sans frais, si vous souhaitez faire payer vos participants, vous pouvez utiliser ces outils : 

• Reservio
• Booksecure
• Simplybook.me
• Webikeo
• Clickmeeting

Les 3 questions pour définir le plan d’un webinaire

• Quels sont messages à transmettre ? 

Restez cohérent face à votre auditoire. Un webinaire doit être préparé. Vous devez définir à l’avance les points clés de votre entreprise et ce qui fait qu’elle sorte du lot. Mettez en avant les trois messages clés : par exemple, être plus éco-responsable, satisfaire une demande spécifique de client et créer des bénéfices sur un service utile. Et, en suite, partez de ces idées pour constituer un arbre de messages et de sous messages !   

• Quels supports utiliser pour mon webinaire ? 

Prévoyez ce qui se rapproche le plus de votre esprit et de votre éthique. Par exemple, pas de papier à présenter quand on est éco-responsable. Proposez des livres blancs à télécharger, un système de slides pour présenter vos idées clairement et une présentation que vous enverrez en suite à tous les participants par email. Faites comme si vous faisiez cours à des élèves finalement.   

• Comment se déroule un webinaire ? 

Prévoyez plusieurs parties :  – L’ouverture : avec des slides de présentation de l’entreprise et du sujet principal accompagné par la suite d’un questionnement, un peu comme si vous faisiez une dissertation à l’oral – Un développement de vos idées avec des visuels, vidéos, soyez percutant et surtout veillez à rester immersif !  – Un temps pour les questions  – Un temps pour les remerciements et pour la clôture.

Prêts à vous lancer pour organiser un webinaire sans frais ? Nous espérons que notre article vous a aidé à y voir plus clair !