Comment et pourquoi organiser un événement hybride pour entreprise ?

Les événements dans les moyennes et grandes entreprises sont toujours des moments importants. Depuis la crise liée à la Covid-19, de plus en plus de participants ont pris l’habitude d’y assister à distance… Et si c’était le départ d’une nouvelle façon de faire ?

Qu’est-ce qu’un événement hybride pour entreprise ?

Créer et participer à un événement hybride ou phygital (l’autre dénomination d’hybride), ce n’est pas le faire uniquement à distance. Non, c’est prendre le meilleur des deux manières de faire : une partie en présentiel, et l’autre à distance. Bien évidemment, il est toujours possible de faire l’un ou l’autre, mais il n’est pas rare de s’apercevoir que les collaborateurs ont souvent une préférence pour la présence réelle ou distancielle. Grâce à l’événement phygital, vous offrez les deux possibilités au même moment. Concrètement, tout se déroule comme un événement standard : les personnes se réunissent dans la salle prévue à cet effet, et participent à l’événement. La seule différence, c’est que tout est diffusé en temps réel via une plateforme sur internet.

Quels sont les avantages d’un événement hybride pour votre entreprise ?

Comme nous l’avons abordé dans le paragraphe précédent, le premier grand avantage est que vous pouvez répondre à un besoin précis de vos collaborateurs : si ces derniers ne souhaitent (ou ne peuvent !) pas se rendre sur place, alors participer à l’événement via une connexion internet présente tout son sens. Par conséquent, l’autre bénéfice découle naturellement : le nombre de participants est infini ou presque tant que le serveur tient la route ! Il n’est pas rare d’avoir des événements avec des centaines de milliers de spectateurs, et ce, de n’importe quel endroit sur la planète.

Autre point intéressant, c’est que les participants à l’événement hybride via internet participent plus facilement. Par exemple, il est possible de partager son écran, de poser une question ou encore de réagir à ce qu’il se passe à distance. Enfin, n’oublions pas l’aspect écologique de la chose : éviter des centaines (voire milliers ?) de déplacement à parfois très longue distance, c’est autant d’émission de CO₂ en moins.

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Comment organiser un événement hybride pour votre entreprise ?

Si le fait de vous lancer dans un événement hybride pour votre entreprise vous plait, alors vous avez souvent deux solutions pour l’organiser. La première, c’est de le faire par vos propres moyens. En effet, de nos jours, avec une bonne connexion à internet et un peu de matériel, il est facile de réaliser un “live” d’un événement (grâce à YouTube ou Twitch notamment). Néanmoins, la diffusion de la vidéo n’est qu’une partie infime du travail et des possibilités d’un événement hybride.

Ainsi, la meilleure des solutions est de passer par un prestataire : ce dernier s’occupera de toute la partie technique. Cela commence bien entendu par la diffusion de la vidéo, mais aussi de la plateforme d’échange, de la possibilité d’offrir à certains le partage d’écran, d’intervenir aussi en visio directement sur l’écran de la scène… Bref, c’est un travail qui peut demander plusieurs semaines, voire mois, de préparation. N’oublions pas l’objectif de tout cela : la réussite de votre événement d’entreprise !