Pour le stockage, la consultation et le partage des fiches de paie, il est possible d’utiliser un coffre-fort électronique pour bulletin de paie.
En entreprise, le coffre-fort électronique pour bulletin de paie est un outil de plus en plus fréquemment utilisé. Il permet le stockage, la consultation et le partage d’une fiche de paie numérique de manière complètement dématérialisée. Accessible au salarié et à l’employeur, mais aussi aux membres du personnel RH, cet espace numérique permet d’éviter l’impression de documents confidentiels.
Un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, c’est quoi ?
Un coffre-fort électronique pour bulletin de paie est un espace personnel et numérique qui permet à l’employeur de transmettre en toute sécurité les fiches de paie au salarié. Le salarié peut donc accéder à son coffre-fort numérique pour consulter son bulletin de paie numérique du mois, mais aussi ceux des mois et années passées.
En quelques clics, il est donc possible pour l’employeur de transmettre un bulletin de paie dématérialisé auprès de ses salariés sans encourir le risque que ces informations ne soient exposées.
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Pourquoi opter pour une fiche de paie en coffre-fort ?
Si de plus en plus d’entreprises ont recours au coffre-fort électronique pour bulletin de paie, ce n’est pas sans raison. Le coffre numérique a en effet de nombreux atouts.
La protection des données des salariés
Qu’il s’agisse du bulletin de salaire comme de nombreux autres documents relatifs aux salariés, la protection des données est de mise. La fiche de paie contient en effet des informations sensibles comme le salaire, mais aussi le nombre de jours travaillés ou tout simplement l’adresse du salarié. Des informations qui ne regardent que lui et qui se doivent donc d’être protégées. Le stockage de la fiche de paie et son envoi mérite donc de gagner en sécurité plutôt qu’un simple envoi par email ou par courrier postal. Avec le coffre-fort électronique, le salarié s’assure que ses données personnelles sont bien protégées.
Par ailleurs, l’employeur se doit de répondre à certaines exigences en matière de sécurisation de la paie. Avec la mise en place d’un coffre-fort numérique, il peut parfaitement y satisfaire.
La simplification du processus de paie
Lorsque l’on parle de l’employeur comme gestionnaire de la paie, il s’agit en fait du personnel du service ressources humaines de l’entreprise. Ce sont en effet les membres de ce service qui se charge de la paie chaque mois et pour chaque collaborateur. Avec le coffre-fort électronique pour bulletin de paie, chaque fiche de paie est éditée et envoyée beaucoup plus rapidement auprès de chaque salarié. Le service gagne ainsi un temps considérable et peut satisfaire avec plus d’aisance à son obligation de respecter un délai de délivrance de 30 jours maximum pour la transmission des bulletins de paie.
L’accès simplifié aux salariés
Enfin, le coffre-fort électronique pour bulletin de paie simplifie aussi le quotidien des salariés. L’accès au coffre-fort se fait à l’aide d’identifiants personnels qui permettent au salarié de télécharger et d’imprimer s’il le souhaite ses fiches de paie par la suite. Il peut donc à tout moment accéder à ses informations personnelles. Sachant que les fiches de paie doivent être conservées durant 50 ans pour que le salarié puisse y avoir accès, le coffre-fort électronique pour bulletin de paie permet d’accéder plus facilement à cette obligation aussi.
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Comment mettre en place cette solution dans son entreprise ?
Si une entreprise envisage la mise en œuvre d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, elle doit cependant respecter certaines obligations.
Depuis 2016, il n’est plus nécessaire d’obtenir l’accord du salarié pour pouvoir lui transmettre ses fiches de paie de manière dématérialisée. En revanche, l’employeur est bien entendu tenu de l’informer que dorénavant, c’est un coffre-fort électronique pour bulletin de paie. Il doit aussi informer le salarié de son droit d’opposition à la transmission électronique de ses fiches de paie. Par ailleurs, il doit bien évidemment lui fournir tous les moyens nécessaires pour se connecter à la plateforme utilisée et accéder à ses fiches de paie.
Enfin, la question du respect du RGPD doit aussi être abordée. Ce règlement défini les règles relatives à la circulation des données. Chaque employeur a l’obligation de s’y conformer. Lors de l’utilisation d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie, il faut donc s’assurer que les pratiques mises en œuvre sont en conformité avec le RGPD. En faisant appel à un prestataire proposant ce type de service, le respect du règlement fait partie des points à vérifier avant de s’engager et de mettre en place un partenariat. Il ne reste donc plus qu’à choisir le service qui permettra la mise en œuvre de ce nouveau système dans l’entreprise.
