L’encaissement des clients est indispensable au bon fonctionnement de toute entreprise. Que devez-vous savoir pour mettre en place une gestion optimale de vos flux financiers ?
Les professionnels indépendants ainsi que les TPE et PME sont souvent confrontés à des défis financiers liés à l’encaissement des clients. Chaque décision prise peut impacter directement la santé financière de toute l’entreprise. Si vous vous demandez quel est le coût réel de l’encaissement de vos clients, il faut avant tout comprendre les différents moyens d’encaissement disponibles. Cherchez également à définir ceux qui conviennent le mieux aux réalités de votre entreprise. Enfin, évaluez le coût et l’impact que peuvent avoir les impayés ou les retards de paiement sur vos activités.
L’encaissement des paiements de vos clients
Il existe plusieurs solutions que vous pouvez mettre à la disposition de vos clients pour que ceux-ci règlent leur paiement de manière aisée. Il y a notamment :
- la carte bancaire,
- les chèques,
- les virements,
- les espèces.
La carte bancaire est un moyen d’encaissement pratique et rapide pour les entreprises. Avec les avancées technologiques, les terminaux de paiement électroniques (TPE) permettent des transactions sécurisées. Les paiements par carte bancaire facilitent aussi la traçabilité et la gestion comptable. Il peut cependant avoir des frais de transaction associés qui varient en fonction des fournisseurs de services de paiement.
Même s’ils sont de moins en moins courants, les chèques restent un moyen de paiement traditionnel utilisé par certains clients. En tant que professionnel ou chef d’entreprise, vous devez être conscient des délais d’encaissement qui peuvent parfois prendre plusieurs jours. Il faut également faire des vérifications préalables, car il existe un risque de chèques sans provision.
Le virement bancaire est une autre méthode d’encaissement rapide et sécurisée. Il est particulièrement adapté aux transactions internationales. Il permet un traitement automatisé et réduit le risque de paiements non autorisés.
Les paiements en espèces restent une excellente option, surtout pour les transactions de proximité. Bien que cela puisse offrir une satisfaction immédiate au client, vous devez prendre en compte la gestion de la sécurité et du stockage de l’argent liquide. Les transactions en espèces peuvent entraîner des erreurs humaines. Il est donc important de mettre en place des procédures internes pour minimiser les risques liés à la manipulation de l’argent.
Comment trouver des solutions avantageuses pour recevoir vos paiements ?
Avant d’opter pour telle ou telle solution de paiement, vous devez comprendre les préférences de vos clients. Vous pouvez réaliser des sondages ou des études de marché pour déterminer quelles sont les méthodes qu’ils préfèrent. Cela vous permettra d’adapter vos options en fonction de leurs attentes.
Un autre point important pour trouver la solution la plus avantageuse consiste à prendre en compte le type d’entreprise que vous avez (en ligne, physique, mixte). Si votre entreprise est mobile ou en ligne, envisagez des solutions de paiement adaptées à la mobilité. À titre illustratif, le terminal de paiement SumUp vous permet d’accepter les cartes bancaires où que vous soyez. Vous pouvez même trouver un parrain SumUp pour obtenir une remise sur l’utilisation du terminal.
Pensez également à proposer plusieurs options de paiement pour répondre aux besoins de différents types de clients. En plus du paiement en espèces et des cartes bancaires, vous pouvez intégrer des portefeuilles virtuels, des virements bancaires ou d’autres solutions populaires dans votre secteur.
En proposant plusieurs moyens de paiement, vous vous assurez de ne pas perdre des clients dans les dernières étapes de la validation de commande. En effet, sur internet, certains pourraient être tentés d’abandonner leur panier si votre solution de règlement ne leur convient pas. Si le panier moyen de vos clients est souvent élevé, vous pouvez proposer des solutions qui leur permettent de faire des paiements échelonnés.
Pour chaque moyen, évaluez les coûts associés. Certains fournisseurs peuvent appliquer des frais de transaction, mensuels ou de mise en service. Choisissez une option qui offre un équilibre entre coût et efficacité. La sécurité des transactions étant primordiale, optez surtout pour des solutions de paiement réputées, avec des protocoles fiables pour protéger les données sensibles de vos clients.
Le coût de factures non honorées
L’impayé représente une réelle menace pour les professionnels. Il constitue même la première cause de faillite des entreprises françaises avec 25 % des défaillances attribuées à ses conséquences. En fonction du taux de marge, chaque impayé peut avoir un coût considérable. Votre entreprise va également nécessiter un chiffre d’affaires supplémentaire pour compenser la perte.
Imaginez qu’une société réalise une vente d’un produit ou d’un service pour un montant de 10 000 €. Il faut savoir que la marge bénéficiaire est le pourcentage du chiffre d’affaires représentant le bénéfice. Dans cet exemple, on peut supposer une marge de 15 %. La marge bénéficiaire serait donc de 10 000 x 0,15 = 1 500 €.
Si cette vente de 10 000 € devient impayée, l’entreprise perd les recettes de la vente (10 000 €) et la marge bénéficiaire (1 500 €). La perte totale est donc de 11 500 €. Pour compenser cette perte et maintenir la même marge bénéficiaire de 15 %, l’entreprise devrait générer un chiffre d’affaires supplémentaire.
Il faut alors diviser la perte par la marge bénéficiaire pour obtenir ce chiffre : 11 500/0,15 = 76 666,67 €. À ce niveau, que si vous avez une marge de 15 %, cela signifie que 85 % du restant du prix est dédié aux dépenses opérationnelles de l’entreprise.
Quel impact les retards d’encaissement ont-ils ?
Comme souligné plus haut, les retards de paiement entraînent un quart des faillites annuelles des TPE-PME. Ces retards affectent la trésorerie et ont des conséquences plus importantes pour les petites entreprises. Les TPE et PME peuvent être plus vulnérables et risquer un redressement ou une liquidation judiciaire en cas de retards considérables ou fréquents.
Les retards de paiement entraînent des retards de règlement envers les fournisseurs de produits ou de matières premières. Cette situation freine le développement de l’entreprise. D’autre part, le besoin en fonds de roulement augmente, ce qui va nuire au délai moyen de recouvrement. La perte de revenus à son tour peut conduire à des licenciements.
Les factures impayées influencent le budget de trésorerie, impactent l’exploitation (retards d’embauches, report d’investissements, économies sur l’entretien et les matières premières, etc.). Le temps et les dépenses liées au recouvrement, souvent à fonds perdu, ont également un impact sur la gestion globale de l’entreprise. Le dirigeant se retrouve détourné de ses missions importantes.
Les retards accroissent de plus la charge de travail et obligent l’entreprise créancière à consacrer du temps au recouvrement et éventuellement à des procédures judiciaires. Cela peut avoir un impact négatif sur l’opérationnalité et accentuer les contraintes déjà existantes. Vous avez donc intérêt à prendre vos dispositions en vue d’éviter ces situations. Pour votre entreprise, mettez par exemple en place une politique de suivi des flux financiers avec une solution ou un terminal d’encaissement qui allie efficacité, coût avantageux et sécurité.
Sources :
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