Un bon chef de projet ne laisse pas la place à l’improvisation et se base sur des méthodes approuvées dans le but de maximiser l’efficacité de ses équipes. Pour vous aider à mieux vous organiser, voici dix bonnes pratiques essentielles à appliquer en gestion de projet !
Vous êtes bien préparé(e) et vous avez tout lu sur les méthodes de base de la gestion de projet, sur la gestion du risque, du changement, de l’étendue du projet, des parties prenantes et bien plus encore… Mais vous souvenez-vous de toutes ces bonnes pratiques en gestion de projet permettant de travailler de façon fluide ?
Cette infographie qui liste 10 bonnes pratiques en gestion de projet à ne jamais oublier est offerte par Wrike, un éditeur d’outils de collaboration mobiles.
Passez en revue ces conseils rapides et simples à chaque fois que vous commencez un projet. Cela maximisera votre réussite !
1. Communiquez
Dès le premier jour du projet, avec toutes les parties prenantes qui vont être amenées à intervenir sur votre projet, il est essentiel de poser les bases d’une bonne communication. N’oubliez personne et impliquez tous les acteurs dans un processus de discussion constructive : les membres de l’équipe, les responsables, les porteurs du projet, les clients, les utilisateurs fidèles, etc.
2. Anticipez les risques
Formez une équipe en gestion du risque telle une première ligne de défense en cas de problème. Quand tout ne se passe pas comme prévu et que vous devez faire face à une crise de gestion de projet, il est essentiel de ne pas céder à la panique. Si tout est pensé et organisé dès le départ, chacun sait ce qu’il a faire et vous limiterez au maximum les risques et surtout leurs répercussions.
3. Organisez une réunion de lancement
La réunion de lancement projet permet aux équipes de se rencontrer et elle vous permet d’affirmer votre leadership. Convoquez-y tout le monde et créez une ambiance à la fois studieuse et conviviale afin d’impliquer au maximum les équipes dans un but commun.
4. Formalisez les étapes clés du projet
Commencez votre projet en établissant un document définissant le travail en détail, et faites-le approuver par les différentes parties prenantes. À partir du moment ou un membre de l’équipe a donné son accord sur ce document, il sait ce qu’il doit faire et s’engage à respecter sa part du contrat.
5. Établissez un plan de travail détaillé
Après avoir défini les grand jalons immuables du projet, rentrez dans le détail et découpez un maximum les tâches dans un planning d’affectation précis. Ce dernier pourra évoluer au fil du projet mais il sera utile pour garder le cap et bien piloter les équipes. Afin de gagner du temps, n’hésitez pas en vous inspirer, si possible, de projets similaires précédents.
6. Consignez tout ce que vous pouvez
Les étapes, les blocages, la modification de l’étendue du projet, etc. Notez tout ce qui est prévu et ce qui sort du cadre afin d’en tirer les enseignement de toujours continuer à vous améliorer.
7. Échangez avec votre équipe
C’est bien de tout prévoir à l’avance et d’affecter des tâches dans des outils collaboratifs, mais il ne faut pas oublier le côté humain. Interrogez l’équipe sur vos méthodes de management et sur la façon dont vous pouvez améliorer pour mieux les aider.
8. Sensibilisez vos interlocuteurs aux délais
Les clients ont tendance à toujours en voiloir plus et à revoir leur ambitions à la hausse au fil du projet. Ce n’est pas un problème en soit, mais ils doivent être conscient que toute nouvelle demande a un impact sur le budget et les délais. Ne faites surtout pas l’erreur de tout accepter sans les alerter car ça finira par se retourner contre vous !
9. Informez l’équipe des changements importants
Si l’étendue du projet est modifiée en raison de nouvelles demandes, faites signer à tout le monde un nouveau document d’accord. Quand on est la tête dans le guidon, on a tendance à oublier cette étape qui permet de donner à chacun une vision plus globale.
10. Tenez une réunion de synthèse
À la fin du projet, organisez une réunion de synthèse avec toute l’équipe. C’est un moment convivial qui permet de décompresser avant que chacun reparte sur vers de nouvelles tâches. C’est aussi une bonne occasion de se pencher sur les leçons apprises et les améliorations possibles pour la prochaine fois.
